Как решать проблему, когда сотрудники саботируют внедрение системы автоматизации?
Вкладывая миллионы на введение систем автоматизации в рабочий процесс, владельцы бизнеса могут оказаться не готовы столкнуться с человеческим фактором. Не все сотрудники способны принять такие перемены в своей работе по разным причинам. Нередко это приводит к саботажу. Из-за этого процесс введения нового софта в работу компании может значительно затянуться или вовсе отмениться. Приложенные усилия и средства могут не оправдать ожиданий.
Давайте разберемся, как владельцам бизнеса и всей команде пройти все этапы ввода в работу нового программного обеспечения максимально безболезненно: не снизив показатели, число сотрудников в штате и качество их труда. После прочтения этого текста вы поймете с какими проблемами вы можете столкнуться и как избежать их максимально легко.
Важно: новое ПО не увеличит коэффициент эффективности вашего бизнеса в первый же месяц работы, а у команды скорее всего не сразу повысится мотивация. Забудьте и мифы, что издержки мгновенно сократятся и ресурсы высвободятся для масштабирования бизнеса.
Впрочем, есть неоспоримые плюсы, которые говорят «да» внедрению высокотехнологичного софта в работу вашей компании:
- Снижение количества ошибок в работе. Система настраивается индивидуально под нужды и процессы вашей компании и не подвержена человеческому фактору: усталости, невнимательности, рассеянности и т.д. Потенциальные ошибки выявляются на этапе тестового внедрения нового софта в работу вашей компании и шлифуются индивидуально под каждый конкретный бизнес.
- Прозрачность работы повышается. Халтурщики и хитрецы не смогут скрывать свои косяки и отсутствие необходимых трудовых навыков.
- Мотивация сотрудников повышается. Они осваивают новые навыки на рабочем месте и становятся ценнее на рынке труда. Это вдохновляет других коллег, опасающихся нового, все-таки решиться освоить новую программу.
Предварительная подготовка
Самый первый этап абсолютно точно станет самым сложным. Вероятно вы столкнетесь с сопротивлением коллектива при знакомстве с системой автоматизации. По нашему опыту сотрудники разных компаний испытывают следующее:
- Боязнь не разобраться в работе софта, а следовательно, потерять работу.
- Страх стать невостребованным в своей компании и в целом на рынке труда, если их заменит программное обеспечение.
- Переживание, что ответственность повысится вместе с контролем над всем рабочим процессом.
Страхи логично вынуждают явно или скрытно сопротивляться новым методикам труда. Однако за годы работы подготовки сотрудников разных компаний к внедрению систем автоматизации, мы вывели способы, как подготовить и замотивировать команды к работе в новых условиях.
Неужели подчиненные сопротивляются внедрению нового софта только из-за тревожности? Именно так.
Работа с прежними инструментами позволяла выполнять задачи практически на автомате. Это позволяло сотруднику экономить энергию для решения других более сложных вопросов бытия. С точки зрения психологии – это вписывающийся в норму сценарий.
С новой программой, очевидно, придется напрячься. Идеально с первого раза не получится. Придется потратить время на обучение, выполнение самой работы, на правки, выслушивание претензий. А ведь есть еще и другие задачи, никак не связанные с новым ПО. Кому-то придется перерабатывать, больше уставать. Логичным кажется решение отказаться от сложной затеи, тормозящей всех вокруг. В тайне сотрудники скорее всего, будут надеяться, что начальство думает аналогичным образом.
У каждого из них есть личные причины сопротивляться прогрессу. Кто-то опасается разоблачения: станут явными откаты, отсутствие компетенций. Кто-то боится нового софта из-за возраста, а кто-то из-за страха лишиться авторитета перед младшими и менее опытными коллегами. Автоматизация абсолютно точно разоблачит всех непрофессионалов. Каждый этап работы станет прозрачным и понятным начальству.
Как помочь своим сотрудникам почувствовать уверенность?
Психологи дают простой совет по борьбе с любыми страхами и тревогами за будущее – вводить в свою жизнь пошаговое планирование. Что вы будете делать завтра? Зачем и почему вы будете делать то или иное действие?
В данном случае действует тот же принцип.
Помогите своим коллегам в процессе адаптации. Объясните им не только как работать с новыми программами, но и покажите, как это в последствии облегчит работу каждого члена команды и улучшит бизнес-процессы в целом. Тогда все пройдет максимально гладко, а польза внедрения нового программного обеспечения в работу команды станет неоспоримой.
Проходим через бунт сотрудников уверенно
Дадим несколько практических советов, как справляться с недовольством коллег, не готовыми поспевать за техническим прогрессом на примере внедрения софта для автоматических закупок.
За время работы при внедрении софта для автоматизации процесса закупок мы сталкивались с двумя группами сотрудников у наших клиентов:
- За закупки отвечало не более двух человек.
- За закупки отвечал целый отдел.
Разберем оба случая и подскажем, что же делать.
- За закупки отвечает 1-2 человека
Классическая ситуация: на закрытие задач критически мало сотрудников, конечно же, они постоянно сталкиваются с переработками и усталостью. В первое время перспектива автоматизировать процессы вызывает у них ярый интерес и восторг. Ведь теперь им требуется только контролировать программу, а та сама выполнит всю рутинную работу: составит ежедневные отчеты, оформит заказы, пообщается с поставщиками и.т.д.
Однако через некоторое время у работников возникает страх. Программа работает шустрее и точнее любого человека. А если начальство поймет это и решит сократить штат или понизить оклад?
В таком случае сотрудник начинает «воевать» против нововведения. Находя или выдумывая ошибки в работе внедренной системы, специалист хочет доказать, что софт справляется хуже него. А значит не стоит доверять ему работу живого человека.
В такой ситуации мы рекомендуем предпринять следующие действия:
- Показать сотруднику его ценность в компании.
- Убедите сотрудника: если он обучится работать с новой программой, он сохранит свое рабочее место. Повышение квалификации повысит его ценность внутри компании.
- Акцентируйте внимание сотрудников на том, что они получат новые навыки и начнут выполнять более разнообразные и важные для бизнеса задачи. Рабочий процесс станет менее рутинным и более увлекательным.
- Публично подчеркивайте ценность вашего коллеги для бизнеса на общих собраниях, а не только тет-а-ет.
- Переименуйте должность сотрудника. Да, это чистая формальность, но психологически повлияет положительно.
- Покажите ценность автоматизации для бизнеса и лично для сотрудника.
Продемонстрируйте своим коллегам с помощью графиков с конкретными показателями, как улучшились результаты общей работы после внедрения нового ПО.
Периодически проводите такие разборы. Благодаря этому ваши сотрудники наглядно увидят, как полезна автоматизация для бизнеса и лично для их труда. Это замотивирует их углубляться в работу с новым программным обеспечением и перестать саботировать.
Кроме того, мы рекомендуем своим клиентам изменить систему мотивации своих сотрудников и чаще акцентировать внимание на плюсах перехода на автоматизацию.
- За закупки отвечает команда из специалистов разного профиля
Проломить сопротивление из большой команды разных специалистов сложнее. Зачастую в коллективе при таком сценарии появляется три группы сотрудников:
- Категорические противники ввода автоматизации.
- Равнодушные к изменениям.
- Сторонники нововведений.
Как и в предыдущем случае первая группа усиленно ищет или придумывает доказательства неэффективности ПО еще на этапе осуществления пилотного проекта. На общих совещаниях они давят на руководителя. В некоторых случаях начальники сдаются, руководствуясь мнением большинства.
Мы не рекомендуем так быстро отказываться от прогрессивных решений.
При работе с такими командами мы и наш клиент действуем по следующему плану:
- Выходим на контакт с главным ответственным лицом. Таким образом, всю информацию, поступающую от коллег по работе ПО он может передать нам, и мы сможем совместно ее обсудить и скорректировать работу софта при необходимости.
- Активно коммуницируем со сторонниками автоматизации. Поощряем их сами и рекомендуем это же делать их непосредственным руководителям. Призываем их к сотрудничеству, чтобы помочь им поднять показатели собственной эффективности и качество работы.
- Демонстрируем коллегам заказчика, как повысить эффективность работы программы. Показываем, какие ручные настройки лучше использовать на основе ранее проведенного анализа работы.
- Поясняем клиенту не совсем очевидные периоды статистики. К примеру, система сделала какой-то заказ, но товар не появился на витринах. Совместно с клиентом мы разбираемся в чем проблема. Нередко проблема оказывается не в системе и не в сотрудниках клиента, а в человеческом факторе.
В итоге ситуация улучшается уже тогда, когда какая-то часть коллектива начинает показывать успешные результаты в работе с системами автоматизации. Желание саботировать рабочие процессы постепенно отпадет.
Если 98% сотрудников пользуется новым софтом в своей работе – поздравляем, внедрение автоматизации в работу вашей команды прошло успешно.
Поскольку мы теперь разобрались, как именно нужно бороться с саботажем сотрудников, можно описать, как в целом происходит внедрение автоматизации в компаниях.
Первый этап
- Сначала мы оцениваем состояние дел нашего клиента на данный момент в целом: показатели товарного запаса, анализируем статистику продаж товаров заказчика, объемы товара в пути, остатки на складе.
- Затем мы оцениваем, к чему клиент хочет прийти благодаря внедрению автоматизации? Какие нюансы могут помешать в процессе? На данном этапе очень важно прийти к общему видению будущего результата. Утверждаем конкретные результаты, которых должна добиться команда с внедрением автоматизации. Важно зафиксировать, какие именно маркеры будут сигнализировать о плохой и хорошей работе.
- После этого мы формируем команду внедрения софта из сотрудников клиента. Обязательно нужно назначить человека, который будет оперативно отправлять всю статистику по проекту и следить за показателями запасов самого товара.
- Ставим рамки по нашему пилотному проекту. На этом этапе важно решить какие торговые точки переходят на автозаказ и сколько из имеющихся, а также какая номенклатура автоматизируется.
Второй этап
На этом этапе система автоматизации и наш заказчик «притираются» друг к другу. В течение месяца клиент отслеживает, как меняется надежность присутствия товара и его оборачиваемость. Мы же:
- Запускаем систему автоматизации заказа товара.
- Настраиваем выгрузку товара: его остатки и продажи.
- Наблюдаем за статистикой и корректируем работу системы под индивидуальные особенности бизнеса нашего клиента.
- Настраиваем расписание, график оформления автоматических заказов.
- Отслеживаем различные ошибки в работе софта. К примеру, система могла ошибочно выполнить расчеты. Это приводило к тому, что сотрудник заказчика вмешивался в ее работу и вручную правил заказ. Помогаем выявить, почему это произошло и подстраиваем работу ПО во избежание подобных ситуаций в дальнейшем.
Таким образом, анализируя работу системы автоматизации и шлифуя ее настройки под клиента, мы добиваемся то, что система полностью подстраивается индивидуально под клиента и помогает ему повышать оборачиваемость товаров и повышать надежность их присутствия.
Третий этап
Тестирование работы ПО в новых условиях прошло успешно, теперь можно вводить автоматизацию в работу других точек.
На этом этапе могут возникнуть проблемы с сотрудниками заказчика. Стоит собрать группу из нескольких особо лояльных и современных сотрудников, которые пользуются доверием остальных и попросить их помогать другим, не столь уверенным в своих компетенциях коллегам. Они могут разъяснять им какие-то нюансы и поддерживать на первых этапах.
Нельзя игнорировать взаимодействие с коллегами для успешного внедрения автоматизации в работу вашей компании. Очень важно замотивировать и научить сотрудников работать с софтом перед тем, как внедрять его целиком во все требуемые рабочие процессы компании.
С нашей стороны для помощи нашему клиенту мы подключаем линию поддержки. Туда круглосуточно и ежедневно может позвонить любой сотрудник компании нашего заказчика и получить все ответы по работе с новым софтом.
Также на третьем этапе мы выполняем следующие задачи:
- Формируем график перехода всей сети на новый софт.
- По пунктам настраиваем и внедряем на всей сети то же, что делали и в пилотной точке.
- Следим за статистикой работы автозаказа, за редакциями вручную заказов на каждой точке. Исправляем работу системы при необходимости.
- Анализируем финансовые показатели после внедрения автозаказа.
- Составляем план дальнейшей доработки ПО.
- Пишем инструкции регламенты для всех участников команды.