Внедрение Bitrix24 для производственно-торговой компании
Компания ГСУ занимается строительством зданий и сооружений, общестроительными работами, обустройством наружных сетей водопровода и канализаций, монтажом металлоконструкций.
190 сотрудников
2 принципа:
- IT — это партнёр, а не печальная неизбежность для бизнеса.
- Расходы на автоматизацию должы окупаться.
Можно потратить на автоматизацию и 50к, но какой в этом смысл, если она вам заработает только 150к?
В рассматриваемом кейсе бюджет ≈ 700к, включая лицензирование 250 пользователей.
CRM, в пересчете на стоимость сэкономленных человеко-часов сотрудников заказчика, начала себя окупать примерно через 4 месяца.
1. База клиентов
Проблема
База клиентов есть, хранится в 1С.
Нужна единая база клиентов.
В 1С нельзя делать напоминания о сделке (на мобильный телефон — точно нельзя), удобно и мобильно делать заметки о сделке. Выставление счета — не быстро и не мобильно, счет автоматически не отправится клиенту.
- 1С — это инструмент для бухгалтерского и управленческого учёта
- Битрикс — записная книжка, которая всегда с собой
Цена
≈ 100к ₽
Сроки готовности
- Настройка Битрикс — 10 дней
- 1С — 4 дня
- Запуск в работу на боевой портал, отладка — 2 недели
Решение
Сотрудники начинают пользоваться системой, если она приносит какую-то пользу, и если система наполнена какими-то данными.
- Сделана автоматизированная выгрузка всех контрагентов из 1С в Битрикс.
- Автоматизированное создание форм договоров с клиентами
- Автоматическая сегментация клиентов — текущий, потерянный, постоянный, новый клиент. Помогает менеджерам вовремя напоминать о себе клиентам, РОПам контролировать, а собственнику внедрять эффективные KPI.
- Уведомления для менеджеров — при смене сегмента, о профессиональных праздниках.
- Написаны регламенты — как сотрудникам необходимо заполнять карточки компаний в Битрикс.
2. Сделки
Проблема
Счета ведутся в 1С.
Информация о предварительных договорённостях с клиентами ведётся в блокноте, элетронной почте и Excel-таблицах.
Нужен удобный, мобильный и централизованный инструмент для ведения сделок.
Цена
≈ 70к ₽
Сроки готовности
- Настройки — 5 дней
- Отладка и обучение — 2-3 недели
Решение
Как решается вопрос работы с 1С?
- Проработаны и добавлены Стадии сделок по двум направлениям бизнеса.
- У каждого направления — свои менеджеры, свои настройки полей, шаблонов договоров и счетов.
- Первичный аудит и описание основных процессов компании. Нашим сотрудникам удалось выделить 2 основных направления деятельности компании, а также разделить процесс на этапы.
- Далее мы приступили к созданию среды в Битрикс24, в первую очередь настроили воронку продаж, тунели продаж и стадии сделок.
Для повышения эффективности были настроены права доступа, а именно: Для направления торговли — определенный отдел со своими сотрудниками, для сопровождения — отдел сопровожления.
Для разных направлений сделок сформированы настройки карточки сделок с учетом специфики, а также шаблоны документов.
Настроены уведомления-напоминания для менеджеров и РОП — менеждеры не забывают и «дожимают» сделки.
Автоматизирование выставление и отправка счетов — одним кликом, и ссылку на онлайн-счет можно отправить клиенту. Или, по старинке — файлом на почту клиенту.
Написаны инструкции и регламенты, как сотрудникам необходимо работать со сделками. И что будет, если работать неправильно.
- Проведено обучение и адаптация
Результат
Сделки создаются в Битрикс, по ним автоматизированно выписываются счета, по стадиям можно строить воронку.
Менеджерам приходят напоминания.
В сделке четко прописаны расходы.
3. Дельта по сделке
Проблема
Требуется, чтобы расходы по сделке хранились в Битрикс.
Цена
≈ 70к ₽
Сроки готовности
- Настройки — 5 дней
- Отладка и обучение — 2-3 недели
Решение
- Менеджер создал сделку
- Помощник подобрал заказ, отметил расходы
- Руководитель согласовал расходы
- Бухгалтер оплатил
Уведомления для ответственных на каждом этапе. Правильные права доступа.
Результат
- Итоговая дельта по сделке указывается в Сделке
- Сводный доход / расход выводится в сводной диаграмме
- При клике на диаграмму выводится расшифровка за каждый месяц
4. Лиды, телефония и холодный прозвон
Проблема
В компании есть холодный прозвон — настроили Лиды, и обучили сотрудников, чтобы можно было оценивать эффективность прозвона.
Цена
≈ 50к ₽
Сроки
- Настройки — 3-4 дня
- Отладка и обучение — 2-3 недели
Решение
- Настройка интеграции телефонии
- Обучили каждого сотрудника после каждого звонка проставлять «результат».
- Обучили руководителя смотреть на отчет с этим результатом.
- Инструмент по Прослушке звонков
- Инструмент по Оценке качества и количества звонков
- Инструмент по Оценке конверсий
4. Интеграция Bitrix и 1С
Проблема
Сделки в Битрикс и 1С должны быть засинхронизированны.
Цена
≈ 100к ₽
Сроки
- Настройка Битрикс — 4 дня
- 1С — 3 дня
- Запускаем в работу на боевой портал, выполняем отладку — 2 недели
Решение
Менеджеры работают только в Битрикс, бухгалтерия — в 1С.
Воспользовались готовым решениями обмена.
У клиента очень слабо доработанная 1С, поэтому подключили штатный обмен Битрикс Бэкофис 3.
Полную синхронизацию выполнять не требовалось — включаем только для новых сделок и контрагентов.
Результат
- Новые сделки с товарами появляются в разделе «Сделки»
- Новые контрагенты появляются в разделе «Компании»
- Со временем Битрикс «догнал» данные из 1С
- 100% синхронизация между Битрикс и 1С
Техническое сопровождение
Проблема
Цена
1400 ₽ * 8 часов = 11 200 ₽ / месяц
Решение
- регулярные обновления
- отработка ошибок по логам
- задания от Заказчика в пределах 8-ми часов трудозатрат.
Размещение портала
Проблема
Битрикс размещался неизвестно где, не понятно на каком оборудовании.
Цена
Хостинг для корпоративного портала Bitrix24
1 900 ₽ / месяц
Решение
Лицензирование
Программа для ЭВМ «1С-Битрикс24». Лицензия Корпоративный портал — 250
Стоимость лицензии: 299 000 ₽